UJIAN AKHIR MATERI KEARSIPAN

Dalam kesempatan ini saya akan memposting soal dari ujian akhir materi dalam mata kuliah kearsipan . Berikut  jawaban dari soal-soal UAM yang diberikan oleh Pengajar Kearsipan Bpk Evan Firdaus.Drs.Ec 

.

Nama : Reka Riska Rohayani

Kelas : KAP2

   1. Undang-undang No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut ?

Jawaban :

Arsip menururt UU No. 43 Thn 2009 terangkum dalam Bab 1, dengan rumusan :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Dan jenis-jenis arsip terbagi kedalam : Arsip Dinamis, Arsip Vital, Arsip Aktif, Arsip inaktif, Arsip Statis, dan Arsip Terjaga.

     2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi ?

Jawaban :

Fungsi arsip dalam organisasi meliputi :

-          Menghindari pemborosan biaya, tenaga, dan waktu

-          Kegiatan kantor atau organisasi berjalan dengan lancer seperti seharusya.

-          Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah

-          Sebagai saran komunikasi secara tertulis

-          Sebagai bahan dokumentasi

-          Sebagai bahan pengingat

-          Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi

Nilai guna arsip berarti nilai guna record kearsipan yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip. Jenis arsip berdasarkan nilai guna :

a.      Nilai guna primer , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan organisasi pencipta arsip, nilai guna primer meliputi :

-          Nilai guna administrasi

-          Nilai guna hukum

-          Nilai guna keungan

-          Nilai guan ilmiah dan

b.      Nilai guna sekunder , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan buatan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi :

-          Nilai guna pembuktian

-          Nilai guna informasi

    3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable-records dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukuk untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah ?

Jawaban :

 Penggolongan arsip :

c. Paper Records , adalah arsip-arsip atau dokumen yang diperlukan yang dibaut menggunakan media kertas berupa text yang dicetak atau ditulis tangan.

d.  Audio Visual Records , adalah arsip yang dibuat berupa gambar visual, rekaman kejadian yang dapat dilihat dan didengar, dan berupa rekaman suara dengan menggunakan beberapa media pendukungnya.

e. Mechanic Readable Records, adalah arsip-arsip yang menggunakan penyimpanan elektronik yang didukung oleh format tertentu sehingga hanya computer yang dapat memprosesnya.

Dan yang paling sering digunakan dalam dalam pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah adalah arsip ang berupa Paper Records , karena arsip ini bersifat konvensipnal dan sudah digunakan dari dulu menurut sejarah meskipun pada saat ini banyak bergbagai media sesuai perkembangan teknologi .

    4. Sistem Pengelolaan Kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kesua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta !

Jawaban:

a.  Sistem Sentralisasi , yaitu system kearsipan dimana semua proses pengolahan arsip dilakukan oleh satu unit kerja  sehingga pelaksana tugas pokok dibebaskan dalam pekerjaan pengolahan arsip dan semua arsip perusahaan/isntansi disimpan dalam suatu ruangan dan tidak terpisah dari kantornya.Dan lebih cocok digunakan pada Lembaga Pendidikan Swasta.

b.  Sistem Desentralisasi, yaitu system pengolahan arsip yang setiap unti mengurus pekerjaan arsip yang diperlukan oleh instansi/ perusahaan sehingga tidak dipusatkannya pada satuan unit kerja dan setiap unit pengolah menyimpan arsip yang dikerjakannya.
sistem ini lebih cocok digunakan pada Lembaga Pemerintah Daerah

      5.  Salah satu kegiatan kearsipan adalah Filling, ada pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat digunakan ?

Jawaban :  

Filling berarti menyusun, mengatur, serta menata arsip secara sistematis dengan proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan, dan penyimpanan sehingga apabila diperlukan kembali arsip-arsip tersebut dapat ditentukan kembali secara cepat. Dan ada beberapa metode penyimpanan arsip yang sistematis, diantaranya :

a. Sistem Abjad (Alphabetic Filling ), dengan system ini arsip-arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang, organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.

b. Sistem Masalah/ Pokok Soal ( Subject Filling) , penyimpanan arsip-arsip menurut urusan / pokok soal yang dimuat di setiap arsip yang telah dikelompokkan menurut pokok soalnya dan disimpan menurut judul masalah.

c. Sistem Wilayah (Geographic Filling), penyimpanan arsip berdasarkan wilayah arsip itu diterima / dibuat .

d. Sistem Nomor ( Numeric Filling), dalam system ini arsip yang memiliki nomor disimpan menurut urutan angka secara meningkat.

e. Sistem Tanggal (Chronological Filling), arsip-arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera dalam arsip, urutan tersebut berdasarkan tanggal, hari, bulan, tahun dan tanggal dijadikannya kode arsip.

     6.  Jelaskan dari  jenis  arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangal krusial?

Jawaban:

Nilai guna arsip berarti nilai guna record kearsipan yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip. Jenis arsip berdasarkan nilai guna :

a.  Nilai guna primer , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip, nilai guna primer meliputi :

-  Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna yang didasarkan kepada kegunaan bagi pelaksanaan kegiatan tugaslembaga pencipta arsip. Contohnya : Undangan.

-    Nilai guna hukum, yaitu arsip-arsip yang berupa bukti-bukti yang mempunyai kekatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah. Contohnya : UU peraturan, Surat keputusan.

-    Nilai guna keungan, yaitu arsip yang berisis segala sesuatu yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keunangan. Contohnya : berkas gaji, pajak, laporan keuangan.

-   Nilai guna ilmiah dan teknologi , yaitu arsip yang berisikan data lmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian. Contohnya: Laporan hasil penelitian.

Nilai guna primer ini akan menjadi krusial apabila terjadi kebocoran pada suatu organisasi tersebut.

b.      Nilai guna sekunder , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan buatan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi :

-   Nilai guna pembuktian, arsip yang isinya mengandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dari kegiatannya organisasi tersebut. Contohnya: sertifikat perusahaan.

-    Nilai guna informasi, arsip yang ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Contohnya: Teks proklamasi kemerdekaan RI.

Nilai guna sekunder akan menjadi krusial apabila arsip terjadi pemalsuan dalam suatu organisasi lainnya

     7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis ?

Jawaban :

Arsip dinamis dapat diketahui dengan beberapa ciri tersebut :

a.    Arsip masih digunakan secara langsung pada kegiatan administrasi sehar-hari.

b.  Pada umumnya bersipat tertutup, sehingga pengolahan arsip harus mengikuti ketentuan terhadap kerahasiaan arsip.

c.   Cenderung termasuk arsip aktif

d.   Frekuensi penggunaannnya kebih sering

Siklus arsip dinamis :

a.  Tahap penciptaan, ketika tulisan atau buah pikiran dituangakan atau dituliskan kedalam berbagai media berupa surat/naskah, yang diperlukan oleh instansi/kantor.

b. Tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu yang telah ditentukan, pada siklus ini arsip dinamis sering digunakan sehingga memerlukan akses yang cepat.

c. Tahap inaktif, tahap dimana arsip dinamis sudah jarang digunakan atau frekuansi penggunaanya mulai menurun, kemudian arsip disimpan di pusat arsip dengan beberapa alas an.

d. Tahap penyusutan/jadwal retensi arsip, arsif yang bersifat inaktif, yang sudah tidak digunakan lagi yang berkenaan dengan masa simpan arsip yang telah ditentukan oleh berbagai peraturan dengan tujuan mengatasi penumpukan arsip

     8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan Arsip yang berlaku di Pemerintahan?

Jawaban :  

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari
aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam
kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan
memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur
tertentu ketempat lain.  Mekanisme pemindahan arsip meliputi :

-      Penyeleksian arsip inaktif oleh Pengolah.

-      Pengelompokkan arsip tersebut secara lengkap dalam bentuk Seri, Rubrik atau Dosir.

-      Pembuatan Daftar Pertelaan.

-  Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif disertai dengan Berita Acara Pemindahaannya.

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk  menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip.  Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal  lagi baik isi maupun bentuknya. Dan mekanisme pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :

-   Pemeriksaan, dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip –arsip tersebut benar – benar telah habis jangka simpannya

-   Pendaftaran, arsip – arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya.

-  Pembentukan Panitia Pemusnahan, dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih.

-    Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan

-    Pembuatan Berita Acara

-    Pelaksanaan Pemusnahan

Penyusutan arsip merupakan kegiatan untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Arsip tercipta seirama dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi organisasi.

Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta Surat Edaran Kepala Arsip Negara Republik Indonesia  Nomor : SE/02/1983 Tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor  34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip Bagi Arsip-Arsip Yang Bersal Dari Lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan berpedoman pada Peratutan Pemerintah Nomor 88/1999 Tentang Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

     9.Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Roatary Filling, Cardex, dan a modern organization is an information based organization!

Jawaban:

a.   Map, berupa lipatan kertas lipatan tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip. Map memuat sekitar 1- 50 lembar sehingga tidak terlalu banyak.

b.  Folder, alat yang biasanya berada didalam Filling cabinet yang berupa kertas tebal berbentuk segi empat yang gunanya menyimpan arsip.

c.   Guide, alat yang berbentuk lembaran kertas tebal yang digunakan sebagai petunjuk atau penilaian dalam penyimpanan arsip, dan diberikan kode-kode tertentu.

d.   Filling cabinet, perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 kotak laci dari bawah keatas yang berguna untuk menyimpan map/ kartu.

e.   Boxes File, kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif .

f.    Rotary filling, alat satu ini seperti filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan arsip tidak memerlukan tenaga yang banyak.

g. Cardex (card index), alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

     10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor Pusat memilliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m² per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensian dan non konvensional ?

Jawaban :

Diketahui : Ruang Simpan Arsip = 120 m² per lantai

                            Berat beban arsip rak Konvensional = 1.200 kg/m²

                            Berat beban arsip non konvensional = 2.400 kg/m² 

Menggunakan rak konvensioanal  = 1.200 kg/m² X 120 m²

                                                        = 144.000 Kg/m² per lantai

               Jika dua lantai maka       = 144.000 Kg/m² X 2 = 288.000 Kg/m²

Menggunakan rak non konvensional         = 2.400 kg/m²  X 120 m²

                                                = 288.000 Kg/ m² per lantai

                          Jika dua lantai maka         = 288.000 Kg/ m² X 2 = 576.000 Kg/ m²