Dalam
kesempatan ini saya akan memposting soal dari ujian akhir materi dalam mata
kuliah kearsipan . Berikut jawaban dari
soal-soal UAM yang diberikan oleh Pengajar Kearsipan Bpk Evan Firdaus.Drs.Ec
.
Nama : Reka
Riska Rohayani
Kelas : KAP2
1. Undang-undang No. 43 Thn 2009 tentang
Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan
menurut UU tersebut ?
Jawaban :
Arsip menururt UU No. 43 Thn 2009 terangkum dalam Bab
1, dengan rumusan :
Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kearsipan
adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Dan jenis-jenis arsip terbagi kedalam : Arsip Dinamis,
Arsip Vital, Arsip Aktif, Arsip inaktif, Arsip Statis, dan Arsip Terjaga.
2. Jelaskan pendapat saudara tentang
fungsi dan Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi ?
Jawaban :
Fungsi arsip dalam organisasi meliputi :
-
Menghindari pemborosan biaya, tenaga,
dan waktu
-
Kegiatan kantor atau organisasi
berjalan dengan lancer seperti seharusya.
-
Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis
apabila terjadi masalah
-
Sebagai saran komunikasi secara
tertulis
-
Sebagai bahan dokumentasi
-
Sebagai bahan pengingat
-
Kearsipan berarti penyimpanan secara
tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi
Nilai guna arsip berarti nilai guna record kearsipan
yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip. Jenis arsip
berdasarkan nilai guna :
a. Nilai
guna primer , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan
kepentingan organisasi pencipta arsip, nilai guna primer meliputi :
-
Nilai guna administrasi
-
Nilai guna hukum
-
Nilai guna keungan
-
Nilai guan ilmiah dan
b. Nilai
guna sekunder , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan
organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan buatan pertanggungjawaban
nasional, yang meliputi :
-
Nilai guna pembuktian
-
Nilai guna informasi
3. Jelaskan pendapat saudara tentang
penggolongan arsip baik paper records,
audio visual records, machine-readable-records dan arsip mana yang paling
sering digunakan sebagai pembuktian hukuk untuk legalitas ataupun sebagai bukti
sejarah ?
Jawaban :
Penggolongan
arsip :
c. Paper
Records , adalah arsip-arsip atau dokumen yang diperlukan yang dibaut
menggunakan media kertas berupa text yang dicetak atau ditulis tangan.
d. Audio
Visual Records , adalah arsip yang dibuat berupa gambar visual, rekaman
kejadian yang dapat dilihat dan didengar, dan berupa rekaman suara dengan
menggunakan beberapa media pendukungnya.
e. Mechanic
Readable Records, adalah arsip-arsip yang menggunakan penyimpanan elektronik
yang didukung oleh format tertentu sehingga hanya computer yang dapat
memprosesnya.
Dan yang
paling sering digunakan dalam dalam pembuktian hukum untuk legalitas ataupun
sebagai bukti sejarah adalah arsip ang berupa Paper Records , karena arsip ini bersifat konvensipnal dan sudah
digunakan dari dulu menurut sejarah meskipun pada saat ini banyak bergbagai media
sesuai perkembangan teknologi .
4. Sistem Pengelolaan Kearsipan terbagi
menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kesua
tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan
Lembaga Pendidikan Swasta !
Jawaban:
a. Sistem Sentralisasi , yaitu system
kearsipan dimana semua proses pengolahan arsip dilakukan oleh satu unit
kerja sehingga pelaksana tugas pokok
dibebaskan dalam pekerjaan pengolahan arsip dan semua arsip perusahaan/isntansi
disimpan dalam suatu ruangan dan tidak terpisah dari kantornya.Dan lebih cocok digunakan pada Lembaga Pendidikan Swasta.
b. Sistem
Desentralisasi, yaitu system pengolahan arsip yang setiap unti mengurus
pekerjaan arsip yang diperlukan oleh instansi/ perusahaan sehingga tidak
dipusatkannya pada satuan unit kerja dan setiap unit pengolah menyimpan arsip
yang dikerjakannya.
sistem ini lebih cocok digunakan pada Lembaga Pemerintah Daerah
5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah
Filling, ada pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpanan yang
sistematis arsip dapat dengan mudah dapat digunakan ?
Jawaban :
Filling berarti menyusun, mengatur, serta menata arsip
secara sistematis dengan proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan,
pengaturan, pengawasan, penyusunan, dan penyimpanan sehingga apabila diperlukan
kembali arsip-arsip tersebut dapat ditentukan kembali secara cepat. Dan ada
beberapa metode penyimpanan arsip yang sistematis, diantaranya :
a. Sistem
Abjad (Alphabetic Filling ), dengan system ini arsip-arsip disimpan menurut
abjad dari nama-nama orang, organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap
arsip.
b. Sistem
Masalah/ Pokok Soal ( Subject Filling) , penyimpanan arsip-arsip menurut urusan
/ pokok soal yang dimuat di setiap arsip yang telah dikelompokkan menurut pokok
soalnya dan disimpan menurut judul masalah.
c. Sistem
Wilayah (Geographic Filling), penyimpanan arsip berdasarkan wilayah arsip itu
diterima / dibuat .
d. Sistem
Nomor ( Numeric Filling), dalam system ini arsip yang memiliki nomor disimpan
menurut urutan angka secara meningkat.
e. Sistem
Tanggal (Chronological Filling), arsip-arsip disimpan menurut urutan tanggal
yang tertera dalam arsip, urutan tersebut berdasarkan tanggal, hari, bulan,
tahun dan tanggal dijadikannya kode arsip.
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi
apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangal krusial?
Jawaban:
Nilai guna arsip berarti nilai guna record kearsipan
yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip. Jenis arsip
berdasarkan nilai guna :
a. Nilai
guna primer , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan
instansi pencipta arsip, nilai guna primer meliputi :
- Nilai guna administrasi, yaitu nilai
guna yang didasarkan kepada kegunaan bagi pelaksanaan kegiatan tugaslembaga
pencipta arsip. Contohnya : Undangan.
- Nilai guna hukum, yaitu arsip-arsip
yang berupa bukti-bukti yang mempunyai kekatan hukum atas hak dan kewajiban
warga Negara dan pemerintah. Contohnya : UU peraturan, Surat keputusan.
- Nilai guna keungan, yaitu arsip yang
berisis segala sesuatu yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban
keunangan. Contohnya : berkas gaji, pajak, laporan keuangan.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi , yaitu
arsip yang berisikan data lmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian.
Contohnya: Laporan hasil penelitian.
Nilai guna
primer ini akan menjadi krusial apabila terjadi kebocoran pada suatu organisasi
tersebut.
b. Nilai
guna sekunder , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan
organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan buatan pertanggungjawaban
nasional, yang meliputi :
- Nilai guna pembuktian, arsip yang
isinya mengandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan
bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dari
kegiatannya organisasi tersebut. Contohnya: sertifikat perusahaan.
- Nilai guna informasi, arsip yang
ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi
penciptanya. Contohnya: Teks proklamasi kemerdekaan RI.
Nilai guna
sekunder akan menjadi krusial apabila arsip terjadi pemalsuan dalam suatu
organisasi lainnya
7. Bagaimana saudara dapat mengetahui
bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip
Dinamis ?
Jawaban :
Arsip dinamis dapat diketahui dengan beberapa ciri
tersebut :
a. Arsip
masih digunakan secara langsung pada kegiatan administrasi sehar-hari.
b. Pada
umumnya bersipat tertutup, sehingga pengolahan arsip harus mengikuti ketentuan
terhadap kerahasiaan arsip.
c. Cenderung
termasuk arsip aktif
d. Frekuensi penggunaannnya kebih
sering
Siklus arsip
dinamis :
a. Tahap
penciptaan, ketika tulisan atau buah pikiran dituangakan atau dituliskan
kedalam berbagai media berupa surat/naskah, yang diperlukan oleh
instansi/kantor.
b. Tahap
penggunaan aktif dengan jangkauan waktu yang telah ditentukan, pada siklus ini
arsip dinamis sering digunakan sehingga memerlukan akses yang cepat.
c. Tahap
inaktif, tahap dimana arsip dinamis sudah jarang digunakan atau frekuansi
penggunaanya mulai menurun, kemudian arsip disimpan di pusat arsip dengan
beberapa alas an.
d. Tahap
penyusutan/jadwal retensi arsip, arsif yang bersifat inaktif, yang sudah tidak
digunakan lagi yang berkenaan dengan masa simpan arsip yang telah ditentukan
oleh berbagai peraturan dengan tujuan mengatasi penumpukan arsip
8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan Arsip yang berlaku di Pemerintahan?
Jawaban :
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari
aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam
kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan
memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur
tertentu ketempat lain. Mekanisme pemindahan arsip meliputi :
- Penyeleksian arsip inaktif oleh Pengolah.
- Pengelompokkan arsip tersebut secara lengkap dalam
bentuk Seri, Rubrik atau Dosir.
- Pembuatan Daftar Pertelaan.
- Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif
disertai dengan Berita Acara Pemindahaannya.
Pemusnahan
arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk
menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di
arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara
total sehingga tidak dapat dikenal lagi
baik isi maupun bentuknya. Dan mekanisme pemusnahan arsip adalah sebagai
berikut :
- Pemeriksaan, dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip –arsip tersebut benar – benar
telah habis jangka simpannya
- Pendaftaran, arsip – arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah,
harus dibuat daftarnya.
- Pembentukan Panitia Pemusnahan, dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan
memiliki retensi 10 tahun atau lebih.
- Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan
- Pembuatan Berita Acara
- Pelaksanaan Pemusnahan
Penyusutan arsip merupakan kegiatan untuk
mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Arsip tercipta seirama dengan adanya
kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi organisasi.
Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Program penyusutan arsip berpedoman pada
Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta Surat Edaran Kepala Arsip Negara Republik
Indonesia Nomor : SE/02/1983 Tentang
Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan
ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip Bagi
Arsip-Arsip Yang Bersal Dari Lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan
berpedoman pada Peratutan Pemerintah Nomor 88/1999 Tentang Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.
9.Jelaskan menurut pendapat saudara
tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Roatary Filling,
Cardex, dan a modern organization is an information based organization!
Jawaban:
a. Map,
berupa lipatan kertas lipatan tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan
arsip. Map memuat sekitar 1- 50 lembar sehingga tidak terlalu banyak.
b. Folder,
alat yang biasanya berada didalam Filling cabinet yang berupa kertas tebal
berbentuk segi empat yang gunanya menyimpan arsip.
c. Guide,
alat yang berbentuk lembaran kertas tebal yang digunakan sebagai petunjuk atau
penilaian dalam penyimpanan arsip, dan diberikan kode-kode tertentu.
d. Filling
cabinet, perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 kotak laci dari bawah keatas
yang berguna untuk menyimpan map/ kartu.
e. Boxes
File, kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif .
f. Rotary filling, alat satu ini seperti
filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan arsip tidak memerlukan tenaga yang banyak.
g. Cardex
(card index), alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
10. PT.
Bank Mandiri Indonesia pada Kantor Pusat memilliki gedung dengan 12 lantai, 2
lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m2 per
lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensian
dan non konvensional ?
Jawaban :
Diketahui : Ruang Simpan Arsip = 120 m2 per
lantai
Berat beban arsip
rak Konvensional = 1.200 kg/m2
Berat beban arsip
non konvensional = 2.400 kg/m2
Menggunakan rak
konvensioanal = 1.200 kg/m2 X
120 m2
=
144.000 Kg/m2 per lantai
Jika dua lantai maka = 144.000 Kg/m2 X 2 = 288.000
Kg/m2
Menggunakan rak non konvensional = 2.400 kg/m2 X 120 m2
= 288.000 Kg/ m2
per lantai
Jika
dua lantai maka = 288.000 Kg/ m2
X 2 = 576.000 Kg/ m2
